| 名易软件谈协同软件六大实践（2）：带球不如传球 | ||||||||||||||||
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协同软件将员工从低端、繁杂、重复工作中解放出来，能够驾轻就熟，以简驭繁，用最短的时间、最少的投入，最好地完成任务，有更多时间和精力用于核心业务的处理，使自己和企业得到更大、更快的成长。 欧冠半决赛首回合，巴塞罗那出人意料的以1-3败给国际米兰，虽然没有看到比赛的直播，但相信这一次梅西没有发挥好，或许，是国际米兰发挥得更好吧。 在之前巴塞罗那4-1横扫阿森纳的比赛中，梅西梅开四度，于是有媒体称：梅西一个人打败阿森纳，这对梅西的队友们来说是很不公平的。没有另外10位队友们的支持，你让梅西一个人进4个球试试？ 所以，说到底我们依靠的还是整个团队的传切球配合，而不是一个人的带球狂奔，因为你跑得再快，也没有球跑得快，一个人再厉害，也斗不过对方11个人。足球是最能够体现团队协作的比赛项目之一，这和企业间的竞争极为相似。 提升团队协作效能正是协同软件在企业应用实践中的另一项重要工作。 这里面有三个关键词： 1、团队，不是个人。因为企业是一个团队，所以协同软件更关注的是对团队整体协作方式和方法的优化。 2、协作，不是工作。协作是团队行为，工作是个人行为，协同软件将个人工作有效地纳入到团队协作中。 3、效能，不是效率。效率只关注工作速度，效能则关注工作速度、质量和结果，名易软件认为，协同软件不只是让企业在同样的时间内做更多的事，而是做更多、更有价值的事，这一点非常重要。 关于效能和效率的关系，管理大师彼得.德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出：效率是‘以正确的方式做事’，而效能则是做正确的事。效率和效能不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能，但在效率与效能无法兼得时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。 很多企业在强调提升工作效率，而忽略了工作效能，结果搞得人人疲惫，却没做出成绩，于是人人都开始抱怨。 经理抱怨：下面的人每天看起来都很忙，还总说人手不够，可是为什么我分配下去的任务总不能及时完成呢，总得让我亲自去催、去抓，不然就要出错呢？ 员工抱怨：我每天都累得要死，可是总有一堆烂事处理不完，其实我的效率很高了，可是别人效率低啊，不能好好配合我。还有很多事都卡在经理那边，可经理回过头还骂我…… 我曾经遇到这样一个案例： 早上，财务部经理拿着一份文件找到行政秘书项雪，让她务必在下班前发到全公司。 这样的发文必须要经过财务副总和总经理的签字，时间紧迫，项雪马上拿着文件去找财务副总，财务副总正好在办公室，签完字，项雪去找总经理，但总经理不在，她只好等等。 过了半个小时，总经理还没有过来，项雪有点急，已经十点半钟了，她决定打电话给老总，结果老总说他现在正在外地呢，让项雪找常务副总代签一下。项雪赶紧找到常务副总，还好他在公司，然后又找到办公室主任盖章，这时候已经十一点了。 项雪将文件复印了17份，他们在外地有11个办事处，本市有4个子公司，本部有7个部门和5个车间。外地的办事处要发传真过去，项雪仔细的发传真，然后打电话确认是否收到，是否清晰，全部发完已经是十二点多了。 她没有休息，以最快的速度拿着文件到8个部门和5个车间去一一分发，每分发一份都要让接收人在文件上签字确认。 下午两点多钟，还剩下4个子公司没有发，子公司都分布在市郊，而且相距较远，好在公司的车下午没事，项雪让张师傅拉着她往子公司赶。接近5点钟的时候，项雪终于送完了最后一份文件，她长出一口气，这时候才想起来，中午还没有吃饭呢。 但她要先跟财务经理汇报一下，结果财务经理的一句话给她气得半死：哦，这么晚才送到啊！ 项雪有些委屈，她大学本科毕业，很勤奋，也很上进，今天一整天的时间都在忙这件事，她的工作流程是对的，效率也是高的，也没有出错，可为什么上面和自己都觉得不满意呢？ 其实，这就是因为项雪在努力的把事情做对，却没有去做对的事情。 什么是对的事情？以项雪的素质、职位和薪水，她是不应该每天都做这些打印复印、跑腿打杂的工作的，她的价值并没有得到应有的体现。她每天应该思考的是：如何协助总经理监督事务的执行，如何让员工的工作环境更整洁舒适，如何在员工和高层之间建立更好的沟通渠道，如何将公司的月刊做得更漂亮些，如何尽量减少员工上班迟到的现象…… 那么这些零零碎碎的事情总要有人做吧，其实，协同软件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。 通过协同软件，项雪可以发起一个发文工作流，无论领导人在什么地方，都可以通过网络及时审批，即使无法审批，也可以自动通过代理人进行审批。审批后，可以将文件一次性发给公司全员，接受者在接收到文件时，能够自动给项雪发一个已读回执。最后，发文文件可以直接保存到档案中心。 同样完成这样一个工作，项雪以前要一整天的时间，现在则只需要十分钟，在这件工作上，她的工作效能提升了几十倍。 名易软件认为，协同软件通过解决以下问题，可大大提升企业团队的协作效能：
协同软件将员工从低端、繁杂、重复工作中解放出来，能够驾轻就熟，以简驭繁，用最短的时间、最少的投入，最好地完成任务，有更多时间和精力用于核心业务的处理，使自己和企业得到更大、更快的成长。
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