项目计划阶段是ERP项目进入系统实施的启动阶段,首先必须进行项目授权,对于企业、供应商和项目咨询公司签订ERP项目合同,明确职责,并由企业根据项目的需要对咨询公司进行项目管理的授权。计划的主要工作包括:确定详细的项目实施范围、定义递交的工作成果、评估实施过程中主要的风险、制定项目实施的时间进度计划、成本和预算计划、人力资源计划等。
1.确定详细的项目范围。进行业务调查和需求访谈,了解用户的详细需求,据此制定系统定义备忘录,明确用户的现状、具体的需求和系统实施的详细范围。
2.定义递交的工作成果。企业与实施咨询公司讨论确定系统实施过程中和实施结束时需要递交的工作成果,包括相关的实施文档和最终上线运行的系统。
3.评估实施的主要风险。由实施咨询公司结合企业的实际情况对实施系统进行风险评估,对预计的主要风险采取相应的措施来加以预防和控制。
4.制定项目的时间计划。在确定详细的项目范围、定义递交的工作成果和明确预计的主要风险的基础上,根据系统实施的总体计划,编制详细的实施时间安排。
5.制定成本和预算计划。根据项目总体的成本和预算计划,结合实施时间安排,编制具体的系统成本和预算控制计划。
6.制定人力资源计划。确定实施过程中的人员安排,包括具体的实施咨询公司的咨询人员和企业方面的关键业务人员;对用户方面参与实施的关键人员,需要对其日常工作作出安排,以确保对实施项目的时间投入。具体工作主要是项目组织,ERP的实施是个大型的系统工程,需要组织上的保证,如果项目的组成人选不当、协调配合不好,将会直接影响项目的实施周期和成败。项目组织应该由三个层级,而每一层级的组长都是上一层级的成员。
(1)领导小组。由企业的一把手牵头,并与系统相关的副总一起组成领导小组。这里要注意的是人力资源的合理调配,像项目经理的任命、优秀人员的发现和启用等。
(2)项目实施小组。主要的大量的ERP项目实施工作是由他们来完成的,一般是由项目经理来领导组织工作,其他的成员应当由企业主要业务部门的领导或业务骨干组成。
(3)业务组。这部分工作的好坏是ERP实施能不能贯彻到基层的关键所在。每个业务组必须有固定的人员,带着业务处理中的问题,通过对ERP系统的掌握,寻求一种新的解决方案和运作方法,并用新的业务流程来验证,最后协同实施小组一起制定新的工作规程和准则。还包括基层单位的培训工作。
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