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贵州某集团公司协同OA办公系统软件平台-ThinkOne运行保障制度
贵州某集团公司协同OA软件平台-名易运行保障制度
  • 目的
    • 为加强企业系统的建设，提高化水平，保障企业办公的高效、稳定、安全、可靠运行，特制定本制度。
      • 适用范围
        • 本制度适用于公司全体员工。
          • 管理规定
            • 员工在使用系统时，若有问题请及时联系综合管理部科技中心OA系统管理员。
                第一次登陆OA首页后，请按照提示信息下载并安装相关插件包，否则登陆OA系统后，某些功能无法使用。同时须更换初始密码（6位数以上，不得单一重复数字或字符，如：111111、aaaaaa），不得向其他人泄漏。
              1. 离开电脑时应随手退出登陆，以防止信息泄漏。
              2. 凡属OA已上线的审批流程，一律在OA上进行审批，对于能在OA上完成的工作，仍然用纸张、邮件进行的，相关领导应不予受理。
              3. 各部门负责人、相关领导通过监控，应对下属员工长时间未处理待办事宜的行为进行警告、提醒，严重者应给予处分。
              4. 员工不得利用OA系统发送、发布反动、色情、低级趣味、国家法律禁止以及与工作无关的相关信息，禁止在OA上其它恶意操作的行为。
              5. 访问OA系统频率要求：
              6. 配置有电脑的管理人员：每日早、中、晚至少登陆新OA系统一次；
              8. 没有配置电脑但有权使用公司电脑的管理人员：每日登陆新OA系统≥1次；
              10. 出差员工：每日访问OA系统≥1次（我觉得不用写在途除外，OA是支持手机的）；
              12. 市场人员：每日访问OA系统≥1次（我觉得不用写在途除外，OA是支持手机的）。
                1. 流程处理要求
                2. 及时处理待办事宜，保证流程处理的及时性；
                4. 及时跟踪自己发出的流程，督促其他人员及时完成自己发出的流程；
                6. 发出的流程标题清晰明确，方便后续流程处理及后期查询；
                8. 一般性的审批事项不能过夜；
                10. 需要补充材料等原因暂不能通过的流程，需将审批流程退回提交人并标明原因，材料没问题的需当天答复；
                12. 系统将提供业务处理效率及各类流程延迟等统计结果。凡在检查中发现工作绩效差，排名前后1-5人将予以罚单考核奖励。
                  1. 知识文档维护要求
                  2. 公司的工作文档，包括公司级或部门级制度、技术文档、行政人事文档等知识目录相关内容，都必须放在系统中，并放置在合适目录下；
                  4. 每位工作人员应明确知识采集范围。知识的范围主要包括日常工作及项目涉及到的文档资料等，及其他有价值的资料等；
                  6. 每一个人员需在生成文档时候及时上传到系统中；
                  8. 导入OA平台的知识文档必须转换为电子格式，如：纸介质可扫描成图像格式、语音可转换成声音文件等；
                  10. 对于上传到OA系统中的内容，每位工作人员有责任保证知识内容的准确性和严肃性；
                  12. 每位工作人员应根据知识分类体系、文档命名规则、安全等级说明等，将日常的知识文档内容存放于相应位置。系统自动进行使用状况统计，如：点击率排名、回复率排名，按部门、按目录等每项知识应由维护人进行知识内容的及时更新、修改等。知识备份与知识恢复，由系统管理员根据相关手册进行；
                  14. 文档发布应按照文档发布规范进行：
                  15. 发布在首页上的每个文档必须输入摘要。
                  17. 对于直接发布内容的文档，根据需要输入关键词、摘要，对于以附件形式发布的文档，则需要输入关键词、摘要。
                    • 工作计划和工作总结分开写，工作计划文件上传到工作计划目录下；工作总结文件上传到工作总结目录下。（如需要增加新目录，请与系统管理员联系）；
                    • 上传电子公文、各类数据报表时，应严格设置好共享对象以及安全权限。
                          • 管理职责
                              • 综合管理部科技中心职责
                                  • 负责公司OA系统的推广、培训、技术支持。
                                  1. 负责公司OA系统软硬件设备的配置、升级、维护、安全管理。
                                  2. 根据组织结构、人员异动等审批结果，负责更改OA中的信息。（这个需确认是由科技中心做还是HR做还是办公室做）
                                  3. 负责OA系统数据备份。
                                  4. 负责根据业务部门提出的需求进行新的流程搭建。
                                  5. 负责根据业务部门提出的需求变更进行老的流程修改。
                                      • 综合管理部办公室职责
                                        • 综合管理部办公室是OA内容维护的主管机构，需要有责任心、有素质的专人进行维护管理。
                                            负责OA系统内容的整体管理及统筹安排，对各部门相关工作的安排分发、监督检查、通报处罚及激励。
                                          1. 负责办公室相关门户内容、知识文档内容的及时维护更新。
                                          2. 负责办公室相关流程的使用情况反馈及流程优化。
                                              • 其他部门职责
                                                  • 配合办公室，按时按质按量完成办公室分发的OA相关工作。
                                                  1. 负责自己部门相关门户内容、知识文档内容的及时维护更新。
                                                  2. 负责将自己部门相关流程的使用情况反馈给办公室，并提出流程优化的建议。
                                                      • 激励与处罚
                                                          • 激励与处罚形式与标准
                                                            • 激励形式包括表彰、现金奖励，处罚形式包括通报批评、现金考核。
                                                              • 激励与处罚原则
                                                                  • 凡违反本规定的，凡本规定未涉及但影响OA系统发挥其功能的将予以批评或考核。
                                                                  1. 凡提出好的意见建议的，凡应用OA系统表现优异的将给予表彰或奖励。
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