提到在线费用报销，大家并不陌生，也就是我们常说的利用信息技术和互联网，通过系统进行费用的报销和审批。它打破了纸质费用报销审批所受的时间和空间的限制，只要可以上网，就可以随时随地进行费用报销和审批。大多数公司实施在线费用报销系统时，都是本着提高报销的审批效率，增加费用控制的有效性的目的。那 么，在线费用报销系统实施后，究竟改变了我们什么呢？

业务人员的理解

很多时候，一提到在线费用报销，业务人员都是谈之色变，因为这无形中增加了他们的工作量，即要填写一遍纸质的报销单据，又要在系统中填写一遍。如果填写的不正确，又要回到起点重新填写，这样一折腾，报销时间又耽搁了几天，钱又要晚几天才到手里。实施在线费用报销系统时，听到业务人员抱怨最多的就是“下班了回去填写报销单去，又要折腾几小时，系统还那么复杂，报一项电话费，要填写10多个明细项目”。对业务人员来说，在线费用报销改变的是他们“懒散”的报销习惯和平时填写报销单据的不规范。同时，也要让他们感觉到在线费用报销对他们的价值呢。从整个流程的效率上，一定要比以前的报销时间有所缩短，这样他们才 会感觉到系统有点价值。设计在线费用报销系统时，考虑到业务人员计算机水平普遍不高，从系统操作和界面上，一定要简洁，变成“傻瓜式”操作界面，一眼就能看懂。

财务人员的理解

实 施在线费用报销系统时，常听到财务人员这样说，“我们公司实施了在线费用报销系统，并且与业务系统的财务模块关联，以后再也不用手工填制费用报销凭证了，工作量少了很多。而且可以实时的出具费用报表，可以方便的按公/子公司、区域、部门、人员、费用类型等维度进行费用分析。我们更多时间放在了对业务的了解和费用合理性的审核，以及各部门实时的费用使用提醒，从数据中发现存在的问题，及时与业务部门沟通。这样我们的工作重点就从以前的费用审批、做账转变成了 以分析为主的支持性工作。”对财务人员来说，减少了做账的工作量，工作重点发生了转变，工作更有价值和意义。

实 施在线费用报销的IT人员的理解。某IT人员这样说过，“我们主要是把企业的费用报销的管理理念，从技术上得以实现。有的企业在费用报销时，要求填写的内容非常详细，以前纸质报销时，只能靠规定要求填写的很详细，很多时候，填写的都不规范，要重新填写。现在我们可以把报销的要求，设置为必填项，不 填写就不让提交报销。如报销招待费时，有宴请单位、宴请人员、宴请人数、宴请地点、陪同人员等字段，这些项目有一个不填，就不让提交报销审批。”

管理审批人员的理解

跟 某管理者聊天时，他这样说到“我长期在外出差，以前一个月回公司一次，回去后签几百本报销单。现在使用网络进行审批，我有上网本，可以随时随地审批报销单，效率提高了，业务人员也不再向以前那样，天天打电话问我什么时候回公司（审批报销单）了。这也有一个适应的过程，电子签批是不是有效？我不看票据就审 批会不会出问题？这都是以前担心的。现在让业务人员填写电子报销单时，要尽可能的详细，这样跟看纸质单据是一样的，而且更方便。电子签批是需要习惯的，习惯以后，跟纸质一样有效，这是大家共同认可且约定俗成的规矩。”

审计人员

“以前费用报销审批时间、审批权限的审计，得需要一个个看单据去核实和统计，现在只需要把电子审批记录调出来，哪个节点用的审批时间长，是否超出了正常审批时间，是否超出了审批权限，这些都一目了然。”

在线费用报销，对不同的人，改变是不一样的。归结到一处，其实改变的是一种做事的习惯，树立的是一种做事的规范。习惯以后，我们会发现，以前的纸质报销太落后了，太土了。规范以后，我们会发现，我们报销比以前顺畅多了，比以前更方便、快捷了，问题更少了。